Tổng đài nội bộ là gì? Báo giá tổng đài nội bộ tại TP Hồ Chí Minh

Tổng đài nội bộ là một hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều trong nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy mà hàng loạt các nhà cung cấp tổng đài ra đời. Điều này dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày một rẻ hơn. Tuy nhiên việc trang bị cho mỗi cá nhân một số điện thoại cố định có chi phí khá cao. Không những vậy, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi liên lạc với bạn.

Vì vậy, giải pháp tối ưu nhất là dùng một số điện thoại duy nhất để quảng bá cho toàn doanh nghiệp. Thông qua tổng đài nội bộ, đối tác và khách hàng sẽ dễ dàng liên lạc với bạn. Hôm nay, Trần Gia Telecom sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống tổng đài tiện ích này.

1. Tổng đài nội bộ là gì?

Đối với nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn việc thiết lập hệ thống nội bộ rất cần thiết và thiết thực. Tổng đài nội bộ còn được gọi là tổng đài điện thoại, được dịch ra từ Private Automatic Branch Exchange. Đây là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối đàm thoại với nhau. Các thiết bị này trong cùng một hệ thống sẽ liên lạc với nhau hoàn toàn miễn phí. Khi gọi ra ngoài sẽ hiển thị một số thuê bao được các nhà mạng cung cấp.

Hay nói một cách đơn giản, đây là một mạng điện thoại riêng sử dụng trong nội bộ công ty. Nó giúp cho nhân viên có thể liên lạc với nhau mà không cần gặp mặt trực tiếp. Ngoài ra, nó còn khả năng kết nối với nhiều chi nhánh ở các khu vực cách xa nhau.

2. Những ưu điểm mà tổng đài nội bộ mang lại?

Hệ thống tổng đài này đã được nghiên cứu và phát triển các ứng dụng công nghệ hiện đại. Nó mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống liên lạc thông tin tiên tiến trong nội bộ công ty. Không chỉ vậy, nó mang lại rất nhiều tính năng hữu ích để doanh nghiệp tăng hiệu suất hoạt động.

2.1 Gọi nội bộ FREE

Một ưu điểm dễ nhận thấy nhất là giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí hiệu quả. Đối với hệ thống thông thường, doanh nghiệp sẽ phải trả tiền thiết bị, lắp đặt, cước phí rất lớn. Với tổng đài nội bộ, bạn chỉ cần trả cước viễn thông khi gọi ra ngoài. Còn khi liên lạc giữa các chi nhánh, văn phòng, cơ sở cách xa nhau vẫn hoàn toàn miễn phí.

Ngoài ra, các bộ phận và lãnh đạo có thể liên lạc với nhau mọi lúc mà không mất phí. Với hệ thống này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đến 80% chi phí so với cách liên lạc thông thường.

2.2 Bảo mật thông tin cao cấp

Tổng đài nội bộ luôn đảm bảo an toàn và bảo mật tuyệt đối cho thông tin của doanh nghiệp. Theo đó, tất cả các dữ liệu về khách hàng, nội dung cuộc gọi, thông tin các phòng ban,… đều được mã hóa và bảo mật tuyệt đối. Chỉ những người nào được cấp quyền trong doanh nghiệp mới được quyền xem những dữ liệu trên.

Nhờ vậy mà doanh nghiệp luôn đảm bảo được tính bảo mật và an toàn thông tin. Ngoài ra, hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tránh những sự cố không đáng có xảy ra.

2.3 Có thể tích hợp với mọi hệ thống phần mềm quản trị của doanh nghiệp

Hiện nay, một số hệ thống còn cung cấp API tích hợp với các ứng dụng quản lý ERP/CRM,… Vì vậy, doanh nghiệp bạn sẽ dễ dàng quản lý thông tin nội bộ hơn. Ngoài ra, tổng đài nội bộ giúp nhân viên làm việc thuận tiện hơn ngay cả khi phải di chuyển. Hay quản lý có thể gọi điện từ xa ở bên ngoài văn phòng hoàn toàn miễn phí.

2.4 Sử dụng và vận hành đơn giản

Khi sử dụng hệ thống tổng đài này, bạn sẽ không cần quan tâm đến kỹ thuật vận hành. Mọi kỹ thuật sẽ được đơn vị lắp đặt hỗ trợ xử lý mỗi khi có sự cố phát sinh. Ngoài ra, bạn có thể thông qua chỉ dẫn để tự lắp đặt mà không cần đến kỹ thuật viên.

Tổng đài nội bộ cũng rất linh hoạt, nhân viên có thể sử dụng các thiết bị chuyên dụng như IP Phone. Hay họ có thể dùng các App trên di động hoặc Web App trên trình duyệt của Laptop và máy tính bàn.

Các cuộc gọi của tổng đài này chỉ yêu cầu truy cập Internet. Vì vậy chỉ cần thiết bị kết nối mạng, bạn có thể gọi điện dễ dàng ở bất cứ đâu.

3. Những lưu ý khi quan tâm trước khi lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ

Để chọn được tổng đài phù hợp, bạn cần cân nhắc cấu hình sử dụng hiện tại và khả năng mở rộng trong tương lai. Theo đó, bạn còn cần xác định các vấn đề sau:

3.1 Lựa chọn tổng đài

Tổng đài có 2 dạng phổ biến là tổng đài ảo (tổng đài VoIP) và tổng đài Analog (truyền thống).

Nếu như bạn đã có hệ thống điện thoại Analog hãy cân nhắc thêm hệ thống tổng đài ảo. Nó sẽ giúp bạn có thêm những tính năng mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của doanh nghiệp.

Ngược lại, nếu đã đầu tư rất nhiều trang thiết bị và muốn tận dụng lại hệ thống cũ, lúc này doanh nghiệp hãy sử dụng VoIP Gateway để chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP.

3.2 Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu về một hệ thống tổng đài nội bộ khác nhau. Một số doanh nghiệp thì chỉ cần nghe gọi cơ bản là đủ. Các doanh nghiệp khác lại cần các tính năng cao hơn như: Tích hợp với phần mềm CRM, đồng bộ dữ liệu, tích hợp nhiều kênh tương tác,…

Vì vậy, bạn hãy nhìn nhận tình hình hiện tại để lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài phù hợp nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định số lượng người dùng để thuê hoặc xây dựng hệ thống phù hợp.

3.3 Lựa chọn đầu số phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu của doanh nghiệp thì bạn hãy đến với bước này. Bạn hãy quyết định xem muốn tổng đài văn phòng của mình có đầu số nào: Hiện tại có 4 đầu số chính mà bạn có thể sử dụng gồm: Đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số Mobi SIP và đầu số cố định.

3.4 Chọn thiết bị đầu cuối thích hợp

Thiết bị đầu cuối có nhiệm vụ tiếp nhận hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài nội bộ. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp bạn tăng năng suất và chất lượng cuộc gọi.

Nếu nhân viên chỉ nghe và gọi điện cho khách hàng tại văn phòng thì bạn nên chọn IP Phone. Hoặc bạn có thể trang bị tai nghe cho mỗi nhân viên trong doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên di chuyển thì Softphone là sự lựa chọn cần thiết. 

3.5 Trang bị cho doanh nghiệp đường truyền Internet ổn định

Điều kiện bắt buộc để tổng đài nội bộ văn phòng có thể hoạt động là có đường truyền Internet.

Dù cho cuộc gọi VoIP chiếm ít băng thông nhưng bạn nên trang bị cho nó một đường truyền riêng. Quá nhiều thiết bị ngoại vi truy cập và sử dụng Internet sẽ khiến cuộc gọi không ổn định.

Bên cạnh đó, bạn nên trang bị 1-2 đường truyền dự phòng để thay thế cho những lúc đường truyền chính gặp sự cố.

4. Các thương hiệu tổng đài nội bộ đang có mặt trên thị trường

Trên thị trường hiện nay, bạn có thể dễ dàng tìm thấy hàng trăm nhãn hiệu tổng đài khác nhau. Chúng thường được phân loại từ cao cấp đến phổ thông, theo cấu hình và các chức năng khác nhau. Một số tổng đài được sử dụng phổ biến và rộng rãi tại Việt Nam gồm:

Tổng đài Panasonic:

• Thương hiệu này không chỉ được biết đến về thiết bị gia dụng mà còn cả tổng đài điện thoại. Sản phẩm của hãng có chất lượng rất tốt nên đây là thương hiệu bán chạy nhất thế giới. Tổng đài nội bộ Panasonic phục vụ mọi phân khúc khách hàng từ vài máy đến vài nghìn máy nhánh. 
• Một số sản phẩm mà Panasonic cung cấp gồm: Tổng đài Panasonic KX-TES824, IP Panasonic KX-HTS824m, Panasonic KX-NS300, Panasonic KX-TDA100DPB, Panasonic KX-TDA600, Panasonic KX-TDE600, IP panasonic KX-NS1000,…

Tổng đài điện thoại Excelltel:

• Excelltel được biết đến từ năm 2012 và hiện đang đứng vững trên thị trường Việt Nam. Vì họ cung cấp các sản phẩm có chất lượng ổn định với giá rất cạnh tranh.
• Excelltel tập trung vào các sản phẩm tổng đài Analog từ 8 đến 256 máy nhánh. Các sản phẩm điển hình mà họ cung cấp gồm: Tổng đài ms108, tổng đài dự án D256A, CS308, CS416, CP832, CP1696,…

Tổng đài IP Grandstream USA:

• Tập đoàn này được biết đến là một thương hiệu toàn cầu về giải pháp tổng đài IP. Tổng đài IP Grandstream phát triển trên nền tảng Asterisk. Sản phẩm của tập đoàn này mang đến cho bạn những trải nghiệm mới về tổng đài VoIP. Tổng đài cho phép bạn kết nối với nhiều chi nhánh để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, bạn có thể kết nối từ 500 đến 2000 máy nhánh mà không phải mua Licence . 
• Một số sản phẩm của tổng đài IP Grandstream gồm: ucm6202/ 6204/ 6028/ 6510, GXP1610/1620/1615/1625, Gateway FXS Grandstream, FXO Grandstream, điện thoại hội nghị grandstream GXV 2500, hội nghị truyền hình Grandstream GXV 3200/ 3202,…

5. Mẹo lựa chọn tổng đài phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Nếu như doanh nghiệp bạn chỉ cần tổng đài để liên lạc giữa các phòng ban, tổ chức,… hay gọi ra ngoài thì hãy dùng tổng đài Analog để có chi phí rẻ nhất.

Còn nếu bạn cần tổng đài nội bộ để phục vụ cho: Chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến,… thì tổng đài IP là thích hợp nhất.

Với trường hợp cần tổng đài cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bạn có thể chọn tổng đài chăm sóc khách hàng. Hay đây còn gọi là tổng đài hỗ trợ IVR nhiều mức và nhiều cấp.

Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh, bạn cần tổng đài nội bộ thì hãy dùng tổng đài IP. Tổng đài IP sẽ bao gồm hai loại hệ thống. Trong đó một loại sử dụng phần cứng và loại dùng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến.

6. Quy trình lắp đặt tổng đài nội bộ

Một quy trình lắp đặt tổng đài nội bộ thông thường sẽ trải qua 5 bước sau:

• Bước 1:  Đầu tiên là bước hoàn thiện hợp đồng giữa doanh nghiệp bạn và công ty lắp đặt. Sau đó, các tư vấn viên sẽ giúp bạn chọn ra đầu số viễn thông phù hợp nhất.
• Bước 2: Tiếp theo, đội ngũ kỹ thuật sẽ giúp bạn kích hoạt hệ thống tổng đài. Sau đó là lắp đặt các thiết bị cần thiết để công ty bạn đưa vào sử dụng.
• Bước 3: Bạn cần đưa ra các yêu cầu về kịch bản mà mình muốn áp dụng vào doanh nghiệp. Dựa vào đó kỹ thuật viên sẽ xây dựng tổng đài theo kịch bản cuộc gọi cho phù hợp với yêu cầu của bạn.
• Bước 4: Bước tiếp theo là chạy thử, kiểm tra, bàn giao, hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài.
• Bước 5: Cuối cùng, bên lắp đặt sẽ hỗ trợ vận hành và xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh sau này.

7. Báo giá tổng đài nội bộ Panasonic tại Trangiatelecom

Sau đây là các chức năng của tổng đài Panasonic KX-TES824 tại Trangiatelecom:

• Panasonic KX-TES824 là tổng đài có dung lượng 03 trung kế 08 máy nhánh.
• Sở hữu chức năng trả lời tự động và hướng dẫn truy cập máy lẻ 1 kênh.
• Khi bạn lắp thêm Card KX-TE82491, sản phẩm sẽ có chức năng DISA 3 cấp.
• Tổng đài được trang bị chức năng hiển thị số gọi đến nếu bạn lắp thêm card KX-TE82494 hoặc KX-TE82493.
• Bạn sẽ cài đặt và lập trình tổng đài trên máy tính, thông qua cổng RS-232 và USB.
• Tổng đài nội bộ có thể kết nối với thiết bị mở cửa và chuông cửa Doorphone khi lắp card KX-TE82461.
• Có khả năng mở rộng: 3 trung kế 16 máy nhánh, 5 trung kế 16 máy nhánh, 6 trung kế 16 máy nhánh, 6 trung kế 24 máy nhánh và 8 trung kế 24 máy nhánh.
• Có khả năng tự động nhận Fax.
• Rất thích hợp cho những nơi có phạm vi hẹp như trường học, khách sạn, nhà nghỉ,…

Sản phẩm của Panasonic được sử dụng rất phổ biến và rộng rãi. Nhờ tính năng vượt trội, độ bền cao và giá thành phù hợp. Bên cạnh đó, các phụ kiện luôn có sẵn để thay thế trong việc bảo hành và sửa chữa.

Qua những tính năng ưu việt của tổng đài nội bộ nếu bạn muốn tiết kiệm một khoản chi phí lớn thì hãy sử dụng tổng đài này ngay. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn, nó sẽ trở nên rất hữu ích. Để nhận được báo giá chính xác nhất của sản phẩm và được tham gia các chương trình ưu đãi hấp dẫn. Bạn hãy liên hệ với Trangiatelecom ngay hôm nay nhé!

Liên hệ với công ty TNHH Viễn thông Tin học Trần Gia để được tư vấn miễn phí 24/7:

Hotline: 0987 956 569
CSKH: 0939 772 686
Hành chính: 0988 779 880
Email: info@trangiatelecom.vn